Gérer

Les Archives Départementales

Cadre réglementaire

Propriété de la personne publique, outil de travail et garantie de ses droits et de ceux des usagers, les archives doivent être gérées avec soin et conformément à la réglementation (Code du patrimoine, livre II).

Les archives publiques sont imprescriptibles, quel qu’en soit le détenteur.

À l’issue de leur durée d’utilité administrative, les archives publiques doivent faire l’objet d’un tri visant à séparer les documents à conserver de façon définitive (pour des raisons juridiques et/ou historiques) des documents à éliminer.

Conservation définitive

Les archives publiques qui présentent un intérêt pour la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, ou pour la documentation historique de la recherche sont destinées à être conservées définitivement à l’issue de leur durée d’utilité administrative (archives définitives ).

Seules ces archives définitives ont vocation à entrer dans un service public d’archives.

Les formulaires correspondants (bordereaux de versement ou de dépôt) sont disponibles dans les espaces dédiés aux producteurs .

Éliminations

En revanche, toute élimination d’archives publiques est réglementairement soumise à autorisation préalable du directeur des archives départementales, qui s’assure de l’absence d’intérêt des documents d’un point de vue administratif, juridique (échéance du délai de prescription) ou historique. Cette autorisation prend la forme d’un visa apposé sur une demande (bordereau d’élimination), présenté par le détenteur des archives préalablement à toute destruction.

Les formulaires correspondants (bordereaux d’élimination) sont disponibles dans les espaces dédiés aux producteurs.

À noter

La documentation (ex : le Journal officiel, le Bulletin officiel de l’Éducation nationale… ), les doubles stricts en possession d’un même service (ex : de multiples exemplaires de l’ordre du jour d’une réunion) et les papiers de corbeille peuvent être éliminés sans rédiger de bordereau d’élimination.

Communication

L’accès aux documents d’archives publiques originaux est un droit, fondé par la loi, qui pose le principe de la libre communicabilité immédiate des documents (Code du patrimoine, art. L 213-1).

Toutefois, certains documents ne sont librement communicables qu’au terme de délais dont la durée varie selon le type d’information contenues dans le document (vie privée, secret médical, secret en matière commerciale et industrielle, documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, etc.).

Les particuliers, en motivant leur demande (recherche historique, recherche généalogique, etc.), peuvent toutefois avoir accès à ces documents par dérogation aux délais de libre communicabilité. L’autorisation, délivrée par le ministre de la Culture (service interministériel des Archives de France), est instruite par les archives départementales, qui recueillent l’avis du service d’origine des documents. Elle est strictement personnelle.

Ces règles sont valables quand les documents sont encore détenus par le service producteur, et le restent quand ils ont été confiés à un service d’archives.

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