Gérer

Les Archives Départementales

Administrations de l’État et du Département

Le Conseil général de l'Yonne (© Xavier Morize)

Les services déconcentrés de l’État (préfecture, directions interministérielles, directions départementales, unités territoriales, établissements scolaires) et les services du Conseil départemental sont les principaux producteurs d’archives publiques relevant de la compétence des archives départementales.

Cadre réglementaire

Les documents produits ou reçus par ces services , quels qu’en soient la date, la forme, le support matériel ou le lieu de conservation, sont des archives publiques . Ils doivent être conservés par les services dans de bonnes conditions, tant du point de vue du classement que de l’état sanitaire.

Les services sont tenus de verser leurs documents d’archives définitives aux archives départementales, qui sont elles-mêmes tenues de les recevoir . Ils doivent par ailleurs recevoir une autorisation avant de procéder à la destruction des archives éliminables.

En pratique : les archives départementales et vous

Éliminer des archives publiques

Aucune destruction de documents d’archives publiques ne peut intervenir sans autorisation préalable du directeur des archives départementales , qui agit par délégation préfectorale . Celle-ci se manifeste par son visa apposé au bas d’un bordereau d’élimination.

Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau d’élimination, envoyez un message à archives@yonne.fr

Une fois le visa délivré et le bordereau retourné signé, le service peut procéder à l’élimination physique :

  • soit en faisant appel à un prestataire spécialisé, qui délivre un certificat (à conserver avec le bordereau d’élimination.)
  • soit en utilisant des moyens internes (broyeurs, etc.) : il convient alors de reporter sur le bordereau la date de la destruction effective des documents.

Le bordereau, qui sert de décharge au service et lui permet de garder la trace des éliminations qu’il a réalisées, doit être conservé par lui.

Verser des archives publiques

Au terme de la durée d’utilité administrative, les documents qui présentent un intérêt pour la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, ou pour la documentation historique de la recherche doivent être confiés aux archives départementales : ce transfert de responsabilité s’appelle un versement .

Aucun document n’est reçu en versement s’il n’est pas accompagné d’un bordereau descriptif des documents, et qui matérialise le transfert de responsabilité de leur conservation du service producteur aux archives départementales.

Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau de versement, envoyez un message à archives@yonne.fr .

Afin de simplifier la démarche, il est demandé aux services d’adresser leurs projets de bordereaux de versement aux archives départementales par messagerie électronique , pour vérification préalable.

Après validation du projet, un rendez-vous est fixé pour la réception des documents aux archives départementales. Le transfert des documents incombe au service versant.

Il est indispensable de charger le véhicule de façon à ce que les premiers articles du versement soient les premiers déchargés.

Les documents doivent être accompagnés du bordereau de versement établi en trois exemplaires originaux signés par le chef de service.

Après vérification de la cohérence entre le bordereau et les boîtes d’archives, le "versement" (ou ensemble de documents versés par un producteur à une date donnée) est rangé à la place qui lui a été attribuée dans le magasin de conservation et est inscrit au registre des entrées.

Et après le versement ?

Cotation

Chaque versement est identifié par un numéro d’ordre , attribué de façon séquentielle ; chacun de ses articles reçoit une cote , composée de trois éléments :

  • le numéro d’ordre du versement ;
  • la lettre W, qui indique qu’il s’agit de documents publics postérieurs à 1940 ;
  • un numéro d’article, qui individualise chaque contenant (boîte, registre) au sein du versement.

C’est par ces identifiants que le service devra dès lors demander les documents .

Communication administrative

Le versement n’implique pas un transfert de propriété . L’administration productrice reste propriétaire de ses documents, et peut y avoir accès : il s’agit de la communication administrative .

Celle-ci peut s’effectuer soit aux archives départementale (selon des conditions de consultation aménagées), soit dans les locaux de l’administration (prêt). Dans ce dernier cas, la demande doit être faite par écrit ou par courrier électronique, en donnant la cote du document et la durée souhaitée.

Communication au public

Après le versement des documents, les archives départementales assurent leur communication au public, en application des délais de libre communicabilité .

Actualités

Dernières circulaires et instructions

Consultez les dernières instructions réalisées par les archives de France.

Contacts

Le pôle des archives modernes et contemporaines est constitué de six agents :

  • Antoine Bianconi
  • Arnaud Fouanon
  • Aude Pothier
  • Thomas Poupinet
  • Sylvie Snegourouski
  • Sophie Zanchi

Courriel : archives@yonne.fr
Tél. : 03 86 94 89 00
Fax : 03 86 94 89 03

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