Gérer

Les Archives Départementales

Centres hospitaliers

Les centres hospitaliers sont propriétaires de leurs archives et en assurent la conservation et la mise en valeur (arrêté interministériel du 11 mars 1968, art. 2). La gestion de ces archives relève de la responsabilité civile et pénale du directeur du centre hospitalier (Code de la santé publique, art. R 1112-7 ; Code du patrimoine, art. L 214-3 et suivants). Elle s’articule autour de trois axes : la conservation, le classement et la communication des documents.

Cadre réglementaire

Conservation

Les frais de conservation et de classement de ses archives représentent une dépense obligatoire pour le centre hospitalier (arrêté interministériel du 11 mars 1968, art. 2).

L’espace de conservation

Les archives des centres hospitaliers doivent être conservées au sein de l’établissement, ou auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture ; les espaces qui leur sont réservés devant être fermés à clé et uniquement accessible par le personnel.

À noter

Tout projet d’aménagement de local ou d’espace destiné à la conservation de documents d’archives est soumis à l’avis préalable du directeur des archives départementales : un dossier technique accompagné des plans doit lui être adressé avant le démarrage des travaux.

 Classement et sélection

Afin d’assurer la rapidité et la pertinence des recherches dans les documents, les archives doivent être classées et correctement identifiées.

Outils d’aide à l’archivage

L’administration des Archives produit et réactualise régulièrement des instructions facilitant le tri et la conservation des documents produits par les centres hospitaliers.

application/pdf cadre de classement de 1968 (997,58 kB)

Archives antérieures à 1971

Archives postérieures à 1970, accès par compétences : 

Si les informations présentes dans les textes réglementaires ne permettent pas de fixer la durée d’utilité administrative et le sort final d’un document, il convient de contacter les archives départementales, qui peuvent proposer leur aide pour la mise en place d’un tableau de gestion.

Communication

Les archives des centres hospitaliers sont des archives publiques, et sont donc soumise aux règles de communicabilité fixées par la loi, qui, tout en instituant le principe de libre communicabilité immédiate, introduit des délais protégeant certaines informations (secret médical, notamment).

À noter
  • le prêt de documents d’archives à des particuliers est strictement interdit ;
  • la consultation doit se faire au sein du centre hospitalier, sous la surveillance permanente et directe d’un agent ;
  • les photocopies de documents reliés sont strictement interdites.
  • la communication du dossier médical est encadrée par l’article L 1111-7 du Code de la santé publique.

En pratique : les archives départementales et vous

Éliminer des archives publiques

Aucune destruction de documents d’archives ne peut intervenir sans la rédaction d’un bordereau d’élimination et le visa préalable du directeur des archives départementales.

Le visa du médecin directeur de l’information médicale de l’établissement est par ailleurs nécessaire pour toute destruction d’archives médicales.

Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau d’élimination, envoyez un message à archives@yonne.fr.

Déposer des archives aux archives départementales

L’arrêté interministériel du 11 mars 1968 (art. 7) et la circulaire AD 93-4 du 14 mai 1993 prévoient que les archives définitives des établissements hospitaliers antérieures au 1er janvier 1971 doivent être déposées aux archives départementales.

Les archives départementales, service du Conseil départemental de l’Yonne, se substituent alors au centre hospitalier, qui reste toutefois propriétaire de ses archives, pour assurer la conservation, le classement et la conservation des documents dans le respect des textes réglementaires en vigueur.

Préalablement au transfert physique des documents, un bordereau de dépôt, décrivant sommairement les documents proposés, doit être transmis aux archives départementales. Après accord, trois exemplaires du bordereau signés par le directeur du centre hospitalier accompagnent les documents lors de leur transfert.

Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau de dépôt, envoyez un message à archives@yonne.fr.

Après le dépôt aux archives départementales, les documents sont classés en application du cadre de classement réglementaire ; une copie de l’instrument de recherche est transmise dès sa validation à l’établissement hospitalier.

Actualités

Les dernières circulaires, instructions

application/pdf circulaire préfectorale du 8 février 2010 (168,07 kB)

Contacts

Céline Cros , responsable des archives publiques déposées, conseil aux producteurs :

Courriel : archives@yonne.fr
Tél. : 03 86 94 89 00
Fax : 03 86 94 89 03

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