Gérer

Les Archives Départementales

Cadre réglementaire

Tout ce qu'il faut savoir pour bien gérer ses archives.

Conservation

Les frais de conservation des archives représentent la seconde dépense obligatoire des communes, après l’entretien de ses bâtiments et avant les charges liées à son personnel (Code général des collectivités territoriales, art. L 2321-2).

Locaux de conservation

Les archives des communes et de leurs groupements doivent être conservées dans un bâtiment public. L’aménagement des espaces qui leur sont réservés doit répondre à des règles strictes ; ils doivent notamment être fermés à clé et uniquement accessibles par les élus et le personnel.

À noter

Tout projet d’aménagement de local ou d’espace destiné à la conservation de documents d’archives est soumis à l’avis préalable du directeur des archives départementales. Un dossier technique accompagné des plans doit lui être adressé avant le démarrage des travaux. Son avis est notamment pris en compte dans l’octroi de la dotation d’Équipement des territoires ruraux (DETR).

Récolement réglementaire

Après chaque renouvellement de conseil municipal, syndical ou communautaire, même si l’exécutif est reconduit, un procès-verbal de remise des archives accompagné d’un récolement sommaire des principaux documents conservés est à dresser.

Ce document matérialise le transfert des responsabilités civiles et pénales pesant sur le maire ou le président ; il permet également de faire un état périodique de l’exhaustivité et des conditions de conservation des documents.

Pour obtenir un modèle de procès-verbal de prise en charge et de récolement sommaire, contactez les archives départementales.

Tenue des actes réglementaires

Les règles relatives à la tenue des registres des actes réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés et notifications) ont été modifiées par le décret du 8 juillet 2010 .

Désormais leur tenue peut se faire :

  • soit de manière manuscrite sur un registre coté et paraphé par l’exécutif ;
  • soit par impression sur des feuillets mobiles, en respectant les recommandations réglementaires en matière d’emploi du papier, de l’encre et de la forme des textes ; la reliure des feuillets est effectuée tous les ans ou tous les 5 ans selon la population de la commune ou du groupement.

Les petites communes ou groupements, qui produisent peu d’actes, peuvent choisir de regrouper l’ensemble des actes réglementaires en un seul registre.

À noter

seuls les procès-verbaux ou les comptes rendus de conseil municipal, syndical ou communautaire sont concernés. Les extraits de délibérations établies pour être transmis au contrôle de légalité n’ont pas à figurer dans le registre.

Pour toute information ou conseil, contactez  les archives départementales .

Restauration de documents

Afin de garantir la sécurité juridique du producteur d’archives, il est important qu’il fasse procéder à la restauration des pièces de conservation définitive. Elle doit être accomplie par des spécialistes dûment formés.

À noter

Tout projet de restauration de documents d’archives est soumis à l’avis technique préalable du directeur des archives départementales portant tant sur le cahier des charges que sur les devis des prestataires. Cet avis est notamment pris en compte par la direction régionale des Affaires culturelles au moment où elle étudie la subvention aux communes.

Conservation des archives des groupements dans les mairies

Par commodité, de nombreuses mairies hébergent les archives de syndicats ou de communautés de communes dont elles sont ou ont été membres. Il convient, si la compétence n’est pas confiée par un texte réglementaire, d’établir une convention entre les deux parties fixant les conditions matérielles de la conservation, du classement et de la communication des documents.

Les archives départementales disposent de modèles qui peuvent vous être transmis à votre demande.

Classement et sélection

Afin d’assurer la rapidité et la pertinence des recherches dans les documents, les archives doivent être classées et correctement identifiées.

Outils d’aide à l’archivage

L’administration des Archives produit et réactualise régulièrement des instructions facilitant le tri et la conservation des documents produits par les communes et leurs groupements.

à accès par n° texte : 

à accès par compétence :

Si les informations présentes dans les textes réglementaires ne permettent pas de fixer la durée d’utilité administrative et le sort final d’un document, il convient de contacter les archives départementales, qui peuvent proposer leur aide pour la mise en place d’un tableau de gestion.

Communication

Les archives des communes et de leurs groupements sont des archives publiques, et sont donc soumises aux règles de communicabilité fixées par la loi, qui, tout en instituant le principe de libre communicabilité immédiate, introduit des délais protégeant certains secrets.

À noter
  • le prêt de documents d’archives à des élus ou des particuliers est strictement interdit ;
  • la consultation doit se faire dans un bâtiment public, sous la surveillance permanente et directe d’un agent ou d’un élu ;
  • les photocopies de documents reliés sont strictement interdites.

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