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Les Archives Départementales

En pratique

Éliminer des archives publiques, déposer des documents aux archives départementales : quel est le mode opératoire ?

Éliminer des archives publiques

Aucune destruction de documents d’archives publiques ne peut intervenir sans autorisation préalable du directeur des archives départementales, qui agit par délégation préfectorale. Celle-ci se manifeste par son visa apposé au bas d’un bordereau d’élimination.

Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau d’élimination, envoyez un message à archives@yonne.fr.

Une fois le visa délivré et le bordereau retourné signé, le service peut procéder à l’élimination physique :

  • soit en faisant appel à un prestataire spécialisé, qui délivre un certificat (à conserver avec le bordereau d’élimination.)
  • soit en utilisant des moyens internes (broyeurs, etc.) : il convient alors de reporter sur le bordereau la date de la destruction effective des documents.

Le bordereau, qui sert de décharge au service et lui permet de garder la trace des éliminations qu’il a réalisées, doit être conservés par lui.

Déposer des documents aux archives départementales

Le Code du patrimoine (art. L 212-6 et suivants, et R 212-11 et suivants) prévoit que les archives définitives des communes de moins de 2000 habitants et de leurs groupements (s’ils ne dépassent pas ce nombre d’habitants) doivent, sous certaines conditions de date, être déposées aux archives départementales.

Les documents concernés sont :

  • les registres d’état civil de plus de 150 ans de date ;
  • les documents cadastraux qui ont cessé d’être en service depuis au moins 30 ans ;
  • tous les autres documents d’archives définitives de plus de 100 ans de date.

Les archives départementales, service du Conseil départemental de l’Yonne, se substituent alors au producteur, qui restent toutefois propriétaires de ses archives, pour assurer la conservation, le classement et la conservation des documents dans le respect des textes réglementaires en vigueur.

Préalablement au transfert physique des documents, un bordereau de dépôt, décrivant sommairement les documents proposés, doit être dressé et transmis aux archives départementales. Après accord, deux exemplaires du bordereau signés par le maire ou le président doivent accompagnés les documents lors de leur transfert.

Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau de dépôt, envoyez un message à archives@yonne.fr.

Et après le dépôt ?

Après le dépôt aux archives départementales, les documents sont classés en application du cadre de classement réglementaire ; une copie de l’instrument de recherche est transmise dès sa validation à la commune ou au groupement

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