Gérer

Les Archives Départementales

Notaires

Les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels, dont les notaires, sont des archives publiques. En revanche, les dossiers par clients tenus par les études, ainsi que tous les autres instruments de recherche (fichiers, répertoires alphabétiques) sont des archives privées.

Cadre réglementaire

Les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement obligatoire dans un dépôt d'archives relevant de la direction des Archives de France (dans le département de l’Yonne, aux archives départementales de l’Yonne).

Les minutes doivent être classées chronologiquement par exercice de notaires, identifiées et conditionnées dans des boîtes à archives.

La communication d’actes de moins de 75 ans est soumise à l’autorisation préalable du président du tribunal de grande instance compétent (loi du 25 ventôse an XI, art. 23).

En pratique

Verser des archives publiques aux archives départementales

Les archives départementales ont élaboré en février 2010, conjointement avec la chambre des notaires de l’Yonne, une circulaire afin de définir les modalités de gestion des archives publiques produites par les notaires.

Pour obtenir un formulaire électronique de bordereau de versement, envoyez un message à archives@yonne.fr

Et après le versement ?

Cotation

Les documents d’archives notariales sont intégrées dans la sous-série 3 E des archives de l’Yonne ; les différents versements sont identifiés par un numéro séquentiel. Chaque article reçoit un numéro unique au sein du versement.

Communication

Dans le cadre de leur pratique, les études ont accès aux actes qu’elles ont versés (communication administrative).

Les minutes et répertoires versés aux archives départementales sont communiqués au public dans le respect des délais fixés par le Code du patrimoine :

  • 75 ans à/c date de l’acte, ou
  • 100 ans à/c date de l’acte, quand il concerne des personnes mineures.
    En pratique, si un lecteur souhaite consulter l’intégralité d’un article composé de minutes de plus de 75 ans et de moins de 100, il est tenu de signer un engagement de non-divulgation des informations concernant des mineurs dont il est susceptible d’avoir connaissance.

Contacts

Nathalie Viron , responsable des archives notariales

Courriel : archives@yonne.fr
Tél. : 03 86 94 89 00
Fax : 03 86 94 89 03

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