Gérer

Les Archives Départementales

Maîtriser l’archivage, c’est simple !

Comment bien gérer les archives produites par son service ? Il est important de savoir à quel moment de son cycle de vie le document se situe.

Le cycle de vie du document

La réglementation distingue en effet trois âges , qui correspondent à l’utilité du document pour le service :

  • L’âge courant est celui des dossiers qui servent à la gestion quotidienne des affaires. Utilisés fréquemment, enrichis au besoin, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux.
  • L’âge intermédiaire est celui des dossiers qui ne sont plus d’usage courant mais qui sont conservés pour des impératifs de gestion et/ou des impératifs juridiques. Ils sont conservés non loin des bureaux, dans un local dédié au pré-archivage.
  • L’âge définitif est celui des documents qui, à l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA), doivent être conservés sans limite de temps, en raison de leur intérêt juridique et/ou historique ; seuls ces documents ont vocation à être versés à terme dans le service public d’archives compétent (ex. : archives départementales pour la préfecture, archives communales pour les services d’une ville).

Tous les documents n’ont pas vocation à entrer dans l’âge définitif : un grand nombre peut être éliminé à l’issue de la DUA, après accord du directeur des archives départementales.

Les archives départementales de l’Yonne sont compétentes pour l’ensemble des archives publiques produites dans le département, que ce soit par les administrations déconcentrées de l’État (préfecture, directions interministérielles, directions départementales, unités territoriales), par les collectivités territoriales (département, communes et leurs groupements), les établissements publics hospitaliers, les organismes de droit privé chargés de mission de service public, les officiers publics et ministériels (minutes et répertoires).

Outils d’aide à l’archivage

Afin d’aider les producteurs d’archives publiques dans leur gestion tout en assurant la conservation définitive des documents essentiels, de nombreux outils ont été mis en place.

Les instructions de tri et d’archivage

L’administration des Archives a élaboré de nombreux textes portant instructions de tri, qui couvrent de larges pans de l’administration.

Le tableau de gestion

Si aucun texte réglementaire n’existe, ou si le texte nécessite des précisions, les producteurs sont amenés à élaborer, en concertation avec les archives départementales, des tableaux de gestion des documents qu’ils produisent, adaptés à leurs besoins, à leur organisation et à leurs missions.

Le tableau de gestion consiste en une liste de documents ou de dossiers produits ou reçus par un service, ordonnée selon un ordre méthodique calqué sur son organisation, sur ses fonctions et/ou sur ses domaines d’action. Il permet de connaître, pour chaque type de document, la durée de conservation minimale par le service (durée d’utilité administrative – DUA) et le sort final réservé (versement, dépôt, tri ou élimination).

Bibliographie

Les archives, c'est simple ! Guide d'archivage à l'usage des administrations dans les départements , Paris : Association des archivistes français / section Archives départementales, 3e édition, 2011, 24 p. 6 €

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